海外向け注文請書の作成。収入印紙は必要？英文サンプル付きで解説します！

海外から注文書が届きました。注文請書を送る必要はありますか？

海外相手でも注文書を受け取ったら注文請書を返します。注文書を送った、受け取っていない、などのトラブルになるため必ず注文請書を作成して送りましょう。

注文書（Purchase Order）を受けとったら、注文を請けたことを相手に伝えるために注文請書（Order Confirmation）を相手に返します。

契約書（Purchase Agreement）の場合は、通常は双方が署名して売買契約が完了するので、注文請書を返す必要はありませんが、請書を作るか作らないかは相手やあなたの会社のルールに従ったほうがいいでしょう。

まず最初に注文書内容の確認
英文の注文請書を作る
1. ひな型を使わない場合
2. ひな型を使う場合
  1. サンプル例
収入印紙は必要？
1. 注文請書の場合
2. 契約書の場合
注文請書のメール文面サンプル
まとめ

まず最初に注文書内容の確認

不完全な注文内容だと後でトラブルとなりますので請書を返す前にしっかりと確認しましょう。もし不備があれば相手に修正依頼をします。

注文日付
注文日付がないといつ注文されたものか後で分からなくなりトラブルのもとになります。
注文品目
注文した品物が合っているか確認しましょう
注文価格および建値
注文価格があっているか、見積書を提出していたら見積価格と合っているか確認しましょう。また円建てなのか、ドル建てなのか、きちんと建値が記載されているかも重要です。
貿易条件
インコタームズ条件が合っているか確認しましょう
支払い条件
支払い条件がきちんと合意された条件であるか確認しましょう。
合意していない事項がないか
合意していない条件や事項が記載されていないか確認しましょう。

特に合意していない事項がないかの確認は非常に重要です！

例えば、私が経験したことがあるケースですと、

納期遅延のペナルティが記載されている
早く支払うと割引になる支払い条件になっている
返品条件が勝手につけられている
保証期間が異常に長くなっている

などなど。

内容が間違っていたり、合意していない条件があれば、請書は返さずに、必ず相手に修正を依頼しましょう。

「購入条件はグループ会社の購入ポリシーに基づく」、と書かれていて、その購入ポリシーを見ると英文で何十ページもあり、一つ一つ確認するのに苦労したことがあります。

英文の注文請書を作る

ひな型を使わない場合

あなたの会社で注文請書のひな型がない場合は、受けとった注文書コピーの余白に「Order Confirmed」などと書いて、日付と署名を記入して相手に送るだけで構いません。

ずいぶんと簡単ですね～

相手の注文書をそのまま流用できるので簡単で手間もかかりません

例えば、

Order Confirmed
署名
Torao Nihonmatsu
April 7, 2023

でもいいですし、

Thank you for your order!
署名
Torao Nihonmatsu
April 7, 2023

など何でもいいですが、請書日付が書いてあればOKです。

ひな型を使う場合

ひな型を使う場合は、下記の内容が記入されていることが望ましいです。

注文請書日付
注文書番号
注文書日付
注文者名
請書発行者名
品名
価格＆建値
署名

サンプル例

収入印紙は必要？

結論：海外向けでも場合によっては収入印紙は必要です。ただし、メールやFAXなどで電子送信すれば課税文書とみなされず収入印紙は不要です。

今後は電子取引が主流となり、電子送信した文書にも課税される可能性は出てくるかもしれませんのでご注意ください。

注文請書の場合

注文書請書をPDFでメールなどの電子送信で送れば収入印紙は不要です。証拠資料としてメールで請書を送った時のプリントアウトも保管しておくと良いでしょう。

郵送などで紙文書の請書を送る場合は、収入印紙が必要になるかと思いますが、国税庁のガイダンスに従ってください。

契約書の場合

電子取引や電子署名など電子的に取引がなされた場合は、収入印紙は不要です。電子文書に収入印紙が貼れないということもありますが、現状では紙文書に対して印紙税が発生するからです。

紙文書でやり取りする場合、日本で契約書を作成した場合は印紙税が発生します。収入印紙を貼って割り印して相手に送らなければなりませんが、海外で契約書を作成した場合は印紙税は発生しません。

契約書作成時点でどちらの国にあるかで印紙税有無を判断しますが、簡単に言うと、最終署名がどちらの国であるかで覚えておくと良いと思います。

つまり、日本で契約書に署名してから相手国に送って、相手が契約書に最終署名すれば印紙は不要です。その時の注意点として、双方の署名日、場所は必ず記入すべきです。

注文請書のメール文面サンプル

メールで注文請書を送るときのサンプル文面です。簡潔に書いていますがご参考にしてみてください。

Dear Mr. Smith,

Thank you for your order!
Attached please find your order confirmation for PO #12345.
Should you have any questions please feel free to contact me anytime.

Regards,
Torao Nihonmatsu
BETOP20