お客さんの支払いが遅れています。
英語で支払い督促ってどうすればいいの？
海外を相手にしていると支払い遅れに対応するケースも多々あります。英語で支払いを督促する場合、何に気を付けて、どのようにしたらいいのか、海外営業で世界を飛び回った私が効果的だった方法をお伝えします。
督促する前に確認すること
「入金遅れが発覚！さあ督促しなきゃっ！」と動く前に、まず、下記リストの内容を落ち着いて確認しましょう。勘違いして督促したら相手からの信用がなくなる可能性があります。
- 注文書通りに発送されているか、相手に提供しているか？
- 注文残項目はないか？
- 支払い条件は合っているか？
- 支払い期日は合っているか？
- きちんと相手に請求書を送っているか？
まず、相手と合意した内容の品や技術を提供しているか、支払い条件に間違いはないか、期日は本当に過ぎているのか、確認してください。また、実は請求書を送っていなかったというパターンもよくありますので十分に確認しましょう。
請求書をメールで送ったはずだ！と思い、メール履歴を確認するとされていなかった時がありました。
メールで督促する
まず、最初はいきなりTELではなく、メールで督促することをお勧めします。というのも、督促したという証拠文書となること、また相手に対して注文書や請求書を参考資料として送って経緯を分かりやすく説明できるからです。
支払い遅延と理由を聞く
最初のメールでは、督促と同時に「支払いが遅れていますが何かありましたか？」と遅延の背景を聞きましょう。
支払い遅れの理由を聞くことで、今後の入金遅れ対策の参考にもなりますし、上司や会社、監査会社に対しても説明ができます。また、相手から支払いの連絡を受けたとしても、支払い遅れの理由は聞いておいたほうがいいと思います。
相手に支払い遅れの理由を調査及び認識させることで、相手が今後の防止策を検討してくれる可能性があること、また相手に対しても今後の牽制にもつながるからです。
例文：
According to our records, your payment for the invoice #BT20 for your PO#12345 is overdue.
Please remit payment at your earliest convenience.
I would also appreciate it if you could let me know the reason why this payment has been delayed.
支払い済みであった場合に備えて一言
相手にコンタクトするタイミングによってはすでに支払いがされている可能性もあります。そのような場合に備えて、「もし支払っていたらメールを無視してね」と書いておきましょう。
Please disregard this email if you have already sent the payment.
もしくは、
If you have already sent the payment, please ignore this email.
経緯を箇条書きにする
相手がすぐに理解しやすいように、経緯を箇条書きにすることも効果的です。
例えば、
Our understanding is the following:
Received the order #12345 on March 20, 2023.
Shipped the order as of March 24, 2023.
Your payment was due on April 24, 2023.
The payment is now overdue by 1 week.
のように経緯を書くと、相手に対してあなたの認識を理解させることが出来ます。
もし、相手の認識が異なっていた場合、相手側があなたの認識に合わせるか、相手の言い分を伝えてくるかと思います。
問題が発生した場合は、このようにして双方の認識違いがないか最初に確認して、もし異なるようであればどちらかが（原則は正しいほうに)認識を合わせる必要があります。そうでないといつまで経っても話が噛み合わない状態が続き時間を無駄にしてしまうでしょう。
支払い予定日を聞く
入金予定日を把握するために支払い予定日も聞いておくといいと思います。上司や会社に現時点での入金予定日の報告をすることが出来るので、あなたも入金予定日までは上司からのプレッシャーを和らげることが出来るでしょう！？
例文：
Would it be possible for you to let us know when you plan to make this payment? I would like to be able to tell my company that you intend to settle this payment shortly.
参照資料を添付する
営業の基本として、「お客様には負担や手間をかけない」という姿勢で、相手がすぐに参照しやすいように注文書コピー、請求書コピーを添付しましょう。
例えば、
- 注文書コピー
- 請求書コピー
- 出荷書類（B/LやAWBなど）
などなど。
相手の担当者も日々多くの案件を抱えているので、個別の案件については覚えていなかったり、請求書を一手に引き受ける部門であれば該当案件を調べるにも時間がかかります。
くれぐれも「相手が調べるからいいでしょ？そんなことわざわざやらなくても。。。」と思わないでください。「相手が面倒なことは私がやりますっ！」という態度が営業の基本です！支払いが遅れているとはいえ、相手はまだお客様です。
また、相手の探す手間をなくしてすぐに内容を分かってもらえば相手の対応も早くなり、結果的に入金を早くしてもらえることになります。
例文：
Attached is the copy of the invoice for your reference.
支払い予定日や支払い確約を得るまで続ける
最初にメールを出してから、すぐに返信があればいいですが、1週間経っても連絡がなければ、再度メールで督促しましょう。相手からの返信や、支払い予定の連絡、支払いの確約を得るまでメールを送り続けます。
「何をしてんだぁああ！」という気持ちを抑えて、まずは事務的にメールを送りましょう。
基本的には返信があるまでメールを送りつづけますが、全く相手から返信がなければ、相手にメールが届いていない可能性もありますのでその場合は電話をすべきだと思います。
以下はメール例文です。
例文その1
This is another reminder that the invoice #BT20 in the amount of $50,000 is now 2 weeks past due.
Please remit payment at your earliest convenience.
例文その2
This is a follow-up email to inform you that we have yet to receive your payment for the invoice #BT20 in the amount of $50,000 which was due on April 24, 2023.
Please reply to this email if you have any questions, otherwise please make the payment at your earliest convenience.
電話で督促する
メールを送っても支払いがない、返信が全くない場合は、電話をして直接担当者と交渉をしなければなりません。
感情的にならない
相手に非がある場合でも感情的にならず、非難はしないほうがいいと思います。
「ビジネスの世界では感情的になったほうが負け」
だと言われています。
常にアダルト(大人)な態度を持ち続けてください。
自分がアダルトな態度で交渉すれば、相手もアダルトな態度になってきます。
電話をかけた理由と経緯を説明する
相手も多くの案件を抱えています。まずはメールを受け取っているか確認しましょう。
支払い遅れの案件のことは全く覚えていない可能性もありますので、その場合はメールで連絡した内容を再度口頭にて丁寧に説明しましょう。
例文：
Hello Tom, this is Torao from BT20 company.
I’m calling about our invoice. Your payment is now overdue by 3 weeks.
I have sent you several emails about this.
I was wondering if you had received them?
以下シチュエーション別例文:
（相手が内容を知っている場合）
Okay, could you let me know how soon you can make the payment?
→ 具体的な日付を言わない場合：I would like to know exactly when we could expect to receive it.
→ それでも日付が確約できない場合：If I don’t receive the payment by this Friday, I’ll call you again on Monday.
（相手が内容を知らない場合）
Let me explain about this matter.
This is the invoice for your order #12345 in the amount of $50,000.
We shipped the order on March 24.
According to the tracking records on FedEx, it was delivered to you on March 25.
Your payment was due on April 24, but the payment is now overdue in 3 weeks.
Would you let me know how soon you can make the payment?
→ 具体的な日付を言わない場合：I would like to know exactly when we could expect to receive it.
→ それでも日付が確約できない場合：If I don’t receive the payment by this Friday, I’ll call you again on Monday.
（それでも相手が理解できない場合）
I’ll resend the invoice together with a reminder. Could you let me know your email address just in case?
…Okay thank you, you will receive my email within one hour.
I’ll call you again this afternoon, would 2pm be good for you?
まとめ
まとめです。
- 入金遅れが発生したら、相手にコンタクトする前に、相手と合意した内容の品や技術を提供しているか、支払い条件に間違いはないか、期日は本当に過ぎているのか、請求書を送っているか、など十分に確認する
- 最初はメールで督促する。
督促したという証拠文書となること、また相手に対して注文書や請求書を参考資料として送って経緯を分かりやすく説明できる利点がある - 支払い遅延の理由を聞くことで、その後の入金遅れ対策に活用できる
- 経緯を説明することで、双方の認識を合わせることができる
- 請求書など資料をメールに添付する
- 支払い確約を得るまでメールを送る
- 支払いがされなかったり、返信が全くない場合は電話で督促する
- 電話で督促する場合も感情的にならずアダルトな態度で話す
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